Radni sastanci su strašni. Evo kako ih učiniti boljim.

Kada pokušavamo shvatiti zašto su sastanci tako snažni, može nam pomoći koristiti analogiju s našim brzorastućim ribarstvom. Ribari zapravo nemaju nikakav poticaj da zaustave ribolov, a zemlje se ne mogu sasvim složiti oko toga tko bi trebao biti odgovoran za to koje ribe spadaju u njihovu nadležnost. I tako, nitko ne čini mnogo kako bi ublažio situaciju, po svemu sudeći pljačkajući buduće generacije šanse za žvakanje pikantnih peciva od tune i sabljarke na žaru koju smo uživali u tako velikom izobilju.

Kultura oko radnih sastanaka pati od sličnog problema. Dok većina sastanaka ima de facto vođu, nekoga tko vodi show, nikada nije posao te osobe da "shvati kako se održavaju dobri sastanci." Ljudi su također prihvatili sadašnje stanje stvari kao neizbježne: znamo da su sastanci sranje, sam uvijek sisao, pa zašto gubiti vrijeme pokušavajući ih učiniti boljim? Kao rezultat toga, nastavili su ispunjavati naše rasporede u nekoj vrsti radnog mjesta.

"To je prihvatljivo okruženje", kaže Joseph Allen, profesor industrijske i organizacijske psihologije na Sveučilištu Nebraska u Omahi. Inverzan. "Znamo da ih moramo imati, ali iza njih ne stavljamo mnogo energije. I ako se svi na sastanku ne trude da to učine boljim, onda se to neće promijeniti … i čudno je kad ih netko pokuša učiniti boljima."

Kako se naša sposobnost da komuniciramo jedni s drugima poboljšala tijekom godina, u ironičnom zaokretu, količina vremena koju provodimo zaglavljena na sastancima je zapravo narasla. Zaposlenici sada provode u prosjeku 23 sata tjedno na sastancima, što je povećanje u odnosu na manje od 10 u 1960-ima. Sedamdeset jedan posto viših rukovoditelja anketiranih u nedavnoj studiji naveli su Pregled poslovanja tvrtke Harvard kazali su kako su sastanci smatrali neučinkovitim i neproduktivnim. Gotovo onoliko sastanaka također ih je spriječilo u obavljanju posla. Allen, koji je zajedno s nekoliko kolega na Sveučilištu Clemson nedavno završio opsežan pregled gotovo 200 znanstvenih radova o sastancima, kaže da je to previše sati. Njihovi su rezultati nedavno objavljeni u časopisu Tekuće smjernice u psihološkoj znanosti.

Činjenica da su sastanci često neugodni ili nepotrebni ne znači da su oni nevažni.

"Moramo dovesti ljude s različitim informacijama o problemu da se spoje i pronađu inovativno i kreativno rješenje za koje se nadamo," kaže Allen Inverzan, “Susreti nam omogućuju suradnju, pomoć u dobivanju resursa koji su nam potrebni za projekt, donošenje odluka. Oni su doista važni. Ali moramo biti vrlo oprezni u vezi s prekomjernom uporabom."

Drugi problem sa sastancima je u tome što, unatoč tome što su uistinu frustrirajuće i suštinski, oni zapravo nisu sve dobro proučeni. Za svoj osvrt na tu temu, Allen i njegov tim su pregledali svaki papir koji su mogli naći da je napisan od 2006. godine, nešto manje od 200. To može izgledati kao puno, ali kada uzmete u obzir da je objavljeno više od 1.000 članaka na temu vodstva od prošle godine i vi počinjete shvaćati da zapravo ne znamo toliko o tome kako voditi dobar sastanak kao što bismo trebali.

Srećom, 200-tak studija koje je ispitao Allen i njegov tim učinio ponuditi neke smjernice o tome kako možemo napraviti sastanke malo bolje.

Prihvatite pozivnicu za uslužnost

Allen kaže da studije upućuju na to da bismo trebali više koristiti pozivnicu za uslužnost. Jedan od najvećih problema sa sastancima zapravo proizlazi iz dobrih namjera; nastojimo pozvati previše ljudi koji ne moraju biti tamo. Nezainteresirani sudionici koji se dosađuju susreću otrov, ali u isto vrijeme ne želite isključiti ni osobu koja možda ima više nijansirani ili iznenađujući razlog da želi biti u sobi. Kako bi riješio taj problem, Allen predlaže prihvaćanje pozivnice: pozivnica na kojoj vrlo eksplicitno potvrđujete da ih pozivate samo kao uljudnost i da je vjerojatno mogu preskočiti. Ljudi vole preskakati sastanke.

Ubijte izvješće o statusu

Postoji čitav žanr sastanaka koji je nevjerojatno uobičajen i ne služi svrsi, kaže Allen: "Okrugli", "Evo što svi rade" izvješće o stanju u kojem ljudi idu okolo u krugu i objašnjavaju što rade ili dijeliti napredak na određenom projektu. Ova vrsta informacija trebala bi se dijeliti elektroničkim putem, a svatko da se verbalizira to je gubitak vremena. Kao što je Allen rekao jezgrovito: "Osim ako nije vezano za projekt, ne trebamo taj sastanak."

Žalbe protiv prigovora, ali ne i šale

Jednom kada je sastanak u tijeku, Allenovi nalazi ukazuju na to da je zapravo vrlo važno stvoriti prostor za humor. Smijeh potiče ljude na razgovor koji promiče sudjelovanje (što je, uostalom, i svrha sastanka na prvom mjestu.) Sa druge strane, Allen kaže da postoji velika opasnost od prigovora, što može izgledati lijepo. bezopasan ("Jeste li?" vidjeti danas? ”) ali može promicati osjećaj odvojenosti i beznađa.

Nemojte biti kasno

Dok su sastanci na kojima nitko ne govori, ili gdje jedna osoba dominira razgovorom, očito su problematični, Allen kaže da istraživanje pokazuje da je daleko najzloglasniji problem sa sastancima kašnjenje. Dok se "biti na vrijeme" čini se prilično očiglednim protokolom, opseg na koju jedna osoba koja kasni samo šest minuta na sastanak može iskočiti iz svega što je zapravo prilično šokantno. Jedna od studija koje je Allen i njegov tim promatrali, na primjer, pokušali su pronaći razlike u kulturnim stavovima koji okružuju kasno u Kini, Čileu, Italiji, SAD-u, Njemačkoj i Nizozemskoj. Sve su to prilično različite kulture na radnom mjestu, s različitim vrijednostima oko posla, pa je Allenov tim očekivao da pronađe kulturne razlike u smislu važnosti točnosti. Nisu uopće.

"Postoji neka dramatična dosljednost u frustraciji zbog kašnjenja na sastancima", kaže Allen. "Mislili biste da bi kultura zemlje, njihov život u kući, tko su kao osoba, utjecali na njihovu procjenu iskustva susreta, ali ono što smo otkrili je da je uz globalizaciju gospodarstva došlo do globalizacije ove vrste okruženje uredskog prostora."

U tim podijelim, polariziranim vremenima, jedna od rijetkih stvari koje mi svi zajedničko je da želimo da ljudi poštuju naše vrijeme. A kada kasnite, ljudi ne sjede samo tamo i gube se tamo gdje bi radije bili; oni također njeguju loše osjećaje o ne samo ovom sastanku, nego i svih sastanaka koji dolaze u budućnosti. Drugim riječima, kada zakasnite na sastanak, ne samo da uništavate taj sastanak za ljude tamo, nego i pomažete uništiti njihovu koncepciju sastanaka. Što me podsjeća, vjerojatno bih trebao letjeti.

Ovo je bila prilagođena verzija naše Strategija bilten, tjedni pregled najrelevantnijih financijskih, karijernih i životnih savjeta koje ćete morati provesti svoj najbolji život. Ja sam James Dennin, urednik inovacija u Inverzan, Ako imate pitanja o novcu ili karijeri na koja biste željeli odgovoriti ovdje, pošaljite mi poruku e-pošte na [email protected] - i prenesite Strategiju na ovaj link!